Kartoteka wynagrodzeń
W każdej firmie jedną z najistotniejszych ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów oraz dane dotyczące comiesięcznej wypłaty pracowniczej. Dopiero zapoznanie się z wszelkimi wymogami prawnymi, pozwoli prawidłowo prowadzić tą dokumentację.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, NIP, PESEL, nazwisko rodowe, drugie imię, imię ojca, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia)
- dane adresowe pracownika (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer mieszkania, kod pocztowy, poczta, telefon)
- dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, data zawarcia, data zakończenia)
- dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek oraz w celu należytego odprowadzenia podatku dochodowego za każdego z pracowników.
Karta przychodów
Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną, prowadzą karty przychodów. Prawidłowo sporządzona powinna zawierać:
- datę przekazania zaliczki podatkowej
- kwota zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
- koszty uzyskania przychodów
- kwota należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
- imię i nazwisko pracownika
- kwota składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
- dochód osiągnięty w danym miesiącu
- potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru),
- rentowe (1,5 proc.) i chorobowe (2,45 proc.)
- dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
- kwota przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego stosowany w rachunkowości potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Lista płac sporządzana jest zazwyczaj co miesiąc (tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń ). Jest ona także punktem wyjścia dla prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej oraz dokumentów ubezpieczeniowych, służy także poprawnemu zaksięgowaniu płac. Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy takie jak:
- informacje o przyznanych prowizjach
- informację o wynagrodzeniu brutto i netto
- informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- numery stron
- informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- datę sporządzenia
- nazwę pracodawcy
- informacje o przyznanych premiach
- wykaz nadgodzin
- informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy
- miesiąc, którego dotyczy
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- informacje o przyznanych nagrodach
- podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
- informację o wysokości wymiaru podstawy
- informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu